1. Wie wij zijn en waarvoor dit beleid geldt
Kentekenrapport is een handelsnaam die is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 65752376, gevestigd te Pastoor Petersstraat 170-46, 5612 LW Eindhoven, met btw-identificatienummer NL002452287B94. Wij zijn bereikbaar via info@kentekenrapport.com en via de website kentekenrapport.com.
Voor alle persoonsgegevens die via deze website worden verwerkt, treedt Kentekenrapport op als de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit beleid dekt beide diensten die wij aanbieden:
- Het voertuigrapport. Een betaald, digitaal rapport per kenteken dat openbare voertuiggegevens combineert met indicatieve analyses zoals een geschatte marktwaarde en een aankoopadvies.
- De schorsen-service. Een betaalde tussenpersoondienst waarbij wij namens u en in uw opdracht een schorsing van een voertuig aanvragen, verlengen of opheffen bij de Dienst Wegverkeer (RDW).
Wij zijn een onafhankelijke, commerciële dienstverlener en zijn niet verbonden aan, gelieerd aan of goedgekeurd door de RDW of de Nederlandse overheid. Bij de schorsen-service dienen wij uw opdracht handmatig voor u in via de officiële route waarmee iemand iets voor een ander kan regelen.
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; dat is voor onze dienstverlening niet wettelijk verplicht. Voor al uw privacyvragen kunt u terecht via info@kentekenrapport.com.
2. Welke persoonsgegevens wij verwerken
Welke gegevens wij verwerken, hangt af van de dienst die u afneemt. Hieronder beschrijven wij eerst de gegevens die voor beide diensten kunnen gelden, daarna de gegevens die specifiek bij elke dienst horen.
Voor beide diensten
- Kenteken. Het kenteken waarop u zoekt of waarvoor u een opdracht plaatst. In combinatie met uw overige gegevens kan dit herleidbaar zijn tot u en is het daarmee een persoonsgegeven.
- E-mailadres. Voor de bevestiging van uw aankoop of opdracht, het toesturen van uw rapport of factuur, de status en het beantwoorden van vragen.
- Betaalstatus. De betaling verloopt volledig via PayPal, dat onder meer iDEAL, creditcard, Apple Pay en Google Pay ondersteunt. Wij ontvangen van PayPal uitsluitend een transactiereferentie, het bedrag en de betaalstatus. Wij zien en bewaren nooit uw volledige kaart- of rekeningnummer.
- Technische gegevens. Uw IP-adres, browsertype, apparaatgegevens en gebruiksstatistieken, en bij de schorsen-service het tijdstip en resultaat van de voorafgaande controle. Analytische en marketinggegevens verwerken wij uitsluitend volgens uw cookievoorkeuren.
Aanvullend voor het voertuigrapport
- Kenteken-zoekopdrachten. De kentekens die u opzoekt om gratis basisgegevens of een betaald rapport te bekijken, samen met het moment van de zoekopdracht.
Voor het rapport hoeven wij geen documentnummer of tenaamstellingscode te kennen. Het rapport is gebaseerd op openbare gegevens en indicatieve berekeningen en zegt niets over de eigenaar van het voertuig.
Aanvullend voor de schorsen-service
Om een schorsingsopdracht namens u te kunnen uitvoeren, verwerken wij naast het bovenstaande:
- Documentnummer van het kentekenbewijs. Het nummer op uw kentekencard. Nodig om de opdracht bij de RDW te kunnen indienen en om de gegevens vooraf te controleren.
- Tenaamstellingscode. De code die hoort bij de tenaamstelling van het voertuig. Nodig om uw opdracht te kunnen uitvoeren.
- Naam. Voor de overeenkomst, de communicatie en de facturatie.
Bijzondere of gevoelige gegevens. Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG (zoals gezondheid, ras, religie of biometrie) en geen burgerservicenummer. Het documentnummer en de tenaamstellingscode zijn geen bijzondere gegevens, maar wel sterk identificerende, gevoelige opdrachtgegevens: samen geven zij feitelijke zeggenschap over de status van een voertuig. Daarom behandelen wij deze twee codes met extra zorg en bewaren wij ze zo kort mogelijk (zie de paragrafen over beveiliging en bewaartermijnen).
3. Doeleinden en rechtsgronden
Wij verwerken uw gegevens uitsluitend voor duidelijk omschreven doelen, telkens met een wettelijke grondslag uit artikel 6 lid 1 AVG:
| Doel | Dienst | Welke gegevens | Rechtsgrond |
|---|---|---|---|
| Een betaald voertuigrapport samenstellen en aan u leveren | Rapport | kenteken, e-mailadres | Uitvoering van de overeenkomst (sub b) |
| De schorsing namens u aanvragen, verlengen of opheffen bij de RDW | Schorsen | kenteken, documentnummer, tenaamstellingscode, naam | Uitvoering van de overeenkomst (sub b) |
| Vooraf controleren of het documentnummer en de tenaamstellingscode kloppen | Schorsen | kenteken, documentnummer, tenaamstellingscode | Uitvoering van de overeenkomst (sub b) en gerechtvaardigd belang (sub f): mislukte opdrachten en fouten voorkomen |
| Uw aankoop of opdracht bevestigen, status en factuur sturen, vragen beantwoorden | Beide | naam, e-mailadres | Uitvoering van de overeenkomst (sub b) |
| De betaling verwerken | Beide | betaalstatus via PayPal | Uitvoering van de overeenkomst (sub b) |
| Onze administratie en facturatie bewaren | Beide | naam, factuur- en ordergegevens | Wettelijke verplichting (sub c): fiscale bewaarplicht, artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen |
| Fraude en misbruik voorkomen en de dienst beveiligen | Beide | IP- en technische gegevens, ordergegevens | Gerechtvaardigd belang (sub f) |
| Statistieken en verbetering van de dienst | Beide | analytische gegevens | Toestemming (sub a) via de cookiebanner |
| Advertentiemeting en sessie-analyse | Beide | technische gegevens | Toestemming (sub a) via de cookiebanner |
Wanneer wij ons baseren op een gerechtvaardigd belang, hebben wij een afweging gemaakt tussen ons belang bij een werkende, fraudebestendige dienst en uw privacy, en gaan wij niet verder dan nodig. Verwerkingen op basis van toestemming kunt u op elk moment intrekken via de cookie-instellingen, zonder dat dit terugwerkt op verwerkingen van vóór de intrekking.
4. Geen geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen voor u hebben (artikel 22 AVG). Bij de schorsen-service voert een medewerker uw opdracht handmatig uit; de voorafgaande controle van de codes is alleen een hulpmiddel om fouten te voorkomen en is geen besluit over u. De analyses in het voertuigrapport, zoals de geschatte marktwaarde, zijn algemene, indicatieve berekeningen over een voertuig en geen besluiten over u als persoon.
5. Ontvangers, verwerkers en doorgifte buiten de EER
Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen ze alleen met partijen die nodig zijn om onze diensten te leveren en te beveiligen:
| Ontvanger | Rol | Wat zij verwerken | Status en doorgifte |
|---|---|---|---|
| RDW | Uitvoering van uw schorsingsopdracht en de publieke codecontrole | kenteken, documentnummer, tenaamstellingscode | Zelfstandige publieke instantie, geen verwerker. Verwerking binnen Nederland en de EU |
| PayPal | Betaalverwerking | betaalstatus en transactiegegevens | Zelfstandig verantwoordelijke voor de betaling. Kan gegevens buiten de EER verwerken |
| E-mailverzending, statistieken en advertentiemeting (analyse en advertenties alleen na toestemming) | naam, e-mailadres, berichtinhoud, technische gegevens | Verwerker. Mogelijke doorgifte naar de Verenigde Staten | |
| Vercel | Hosting en logging van het platform | technische gegevens, IP-adres | Verwerker. Kan gegevens buiten de EER verwerken |
| MongoDB | Database-opslag | de opgeslagen order- en opdrachtgegevens | Verwerker. Opslag in een EU-regio |
| Cookiebot | Beheer van uw cookietoestemming | consent-gegevens, IP-adres | Verwerker. Verwerking binnen de EU |
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte. Een aantal dienstverleners kan gegevens in de Verenigde Staten verwerken, met name Google, PayPal en mogelijk Vercel. Voor de Verenigde Staten geldt een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie: het EU-US Data Privacy Framework (artikel 45 AVG). Voor zover onze Amerikaanse dienstverleners onder dit kader gecertificeerd zijn, is de doorgifte op die basis toegestaan. Voor doorgifte die daar niet onder valt, gebruiken wij de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (SCC's) als waarborg (artikel 46 AVG). Een kopie van die waarborgen kunt u bij ons opvragen via info@kentekenrapport.com.
6. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig:
| Categorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Documentnummer en tenaamstellingscode (schorsen-service) | Verwijderd zodra de opdracht is uitgevoerd en bevestigd, uiterlijk binnen 30 dagen na de uitvoering |
| Kenteken, naam, e-mailadres en order- of opdrachtgegevens | Zolang nodig voor de dienst en de afhandeling van vragen of klachten, daarna verwijderd of geanonimiseerd |
| Factuur- en betaaladministratie | 7 jaar, op grond van de wettelijke fiscale bewaarplicht (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen) |
| Technische logs (beveiliging) | Maximaal 12 maanden |
| Cookie- en analytische gegevens | Volgens de bewaartermijnen in onze cookieverklaring |
Het documentnummer en de tenaamstellingscode wissen wij zo snel mogelijk na de uitvoering, omdat wij ze daarna niet meer nodig hebben (data-minimalisatie, artikel 5 lid 1 sub c en e AVG).
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen (artikel 32 AVG), waaronder versleutelde verbindingen (HTTPS en TLS), beveiligde opslag, toegang op basis van noodzaak, en het zo snel mogelijk wissen van gevoelige codes na de uitvoering van een schorsingsopdracht. Uw betaalgegevens worden afgeschermd door PayPal; wij zien uw volledige kaart- of rekeningnummer nooit. Het documentnummer en de tenaamstellingscode gebruiken wij uitsluitend om uw schorsingsopdracht bij de RDW uit te voeren en vooraf te controleren, en voor geen enkel ander doel.
8. Uw rechten
U heeft op grond van de AVG het recht op inzage (artikel 15), rectificatie (artikel 16), verwijdering (artikel 17), beperking van de verwerking (artikel 18), bezwaar (artikel 21) en gegevensoverdraagbaarheid (artikel 20). Verwerkingen op basis van toestemming kunt u op elk moment intrekken (artikel 7 lid 3), bijvoorbeeld via de cookie-instellingen.
U oefent uw rechten uit door een e-mail te sturen naar info@kentekenrapport.com. Wij kunnen u om aanvullende gegevens vragen om uw identiteit te controleren, zodat wij geen gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken. Wij reageren binnen een maand; bij een complex verzoek mogen wij deze termijn met twee maanden verlengen en laten wij u dat tijdig weten (artikel 12 lid 3 AVG). Het uitoefenen van uw rechten is kosteloos.
9. Cookies
Wij gebruiken cookies voor noodzakelijke functionaliteit en, alleen na uw toestemming, voor statistieken, advertentiemeting en sessie-analyse. Het volledige en actuele overzicht, met de aanbieders en bewaartermijnen, vindt u in onze cookieverklaring. U kunt uw voorkeuren op elk moment aanpassen via de cookiebanner.
10. Wijzigingen
Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.
11. Contact en klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Voor privacyvragen of het uitoefenen van uw rechten kunt u ons bereiken via info@kentekenrapport.com. Bent u het niet eens met de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl), de Nederlandse toezichthouder (artikel 77 AVG).